Informationen zur online Datenverarbeitung für Bewerber

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren persönlichen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle:

Stadt Diepholz

Rathausmarkt 1

49356 Diepholz

Tel.: 05441 909-0

E-Mail: info@stadt-diepholz.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

ITEBO GmbH

Stüvestr. 26

49076 Osnabrück

Tel.: 0541 9631-222

E-Mail: dsb@itebo.de

1. personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Stammdaten (Vorname, Name, Namenszusätze, Geburtsdatum, Familienstand, Anzahl der Kinder etc.), Kontaktdaten (private Anschrift, (Mobil-) Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Skill-Daten (z.B. besondere Kenntnisse und Fertigkeiten), Schulabschluss, sofern für die ausgeschriebene Stelle relevant und weitere Daten aus den Bewerbungsunterlagen (Foto, Qualifikation, Tätigkeiten, Zeugnisse etc.).

Unter Umständen sind zudem besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen, wie Angaben zur Gesundheit (Schwerbehinderung), Herkunft und zur Religion, soweit

Zudem verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer (Initiativ-) Bewerbung stehen und die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Um Ihre (Initiativ-) Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind. Diese Daten sind entsprechend markiert (*) und daher kann Ihre Bewerbung ohne diese Daten nicht berücksichtigt werden.

2. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Wenn Sie sich für eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem auf unserer Website bewerben, übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, sowie etwaige Anhänge wie Anschreiben Lebenslauft, Zeugnisse etc.)

Diese übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert, welche von uns verantwortet und betrieben wird.

Sofern Sie eine Initiativbewerbung direkt per E-Mail an uns versenden, werden Ihre Daten in der Regel unverschlüsselt übertragen.

Verantwortliche Mitarbeiter bei der Stadt Diepholz können auf die eingegangenen Bewerbungen zugreifen, um vakante Positionen mit geeigneten Kandidaten besetzen zu können.

Ihr Personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben, insbesondere aus den von Ihnen an uns übermittelten Bewerbungsunterlagen. Daneben können wir Daten von Personalberatern und Personalvermittlern im Rahmen einer Stellenvermittlung erhalten. Zudem können personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben, verarbeitet werden.

Sofern Sie schon n der Öffentlichen Verwaltung arbeiten, wird Ihre Personalakte von Ihrer bisherigen Personalstelle bei Dienststellenwechsel/ Abordnung oder bei Versetzung von einem anderen Dienstherrn bzw. aus einem anderen Bundesland nur mit Ihrem Einverständnis angefordert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, BDSG und dem NDSG.

In erster Linie dient die Datenverarbeitung für die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle

der Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie weitergehende spezifische Gesetze § 12 NDSG, §§ 50, 9, 43, 45 BeamtStG, §§ 88 - 95 NBG und das Niedersächsische Gleichbehandlungsgesetz sowie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Ihre Daten werden ausschließlich zur Besetzung der konkreten Stelle oder im Rahmen einer Initiativbewerbung, auf die Sie sich beworben haben, verarbeitet. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Möchten Sie bei einer Absage in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von Ihnen. Soll Ihre Bewerbung für andere offene Stellen bei der Stadt Diepholz berücksichtigt werden, benötigen wir hierzu ebenfalls eine Einwilligungserklärung von Ihnen.

4. Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten

Innerhalb der Stadt Diepholz erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die in die Entscheidung über Ihre Einstellung eingebunden sind.

Von uns Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen können jedoch Daten im Rahmen der Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben und Verpflichtungen erhalten oder erheben, wenn diese unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Eine darüberhinausgehende Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Stadt Diepholz erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern oder Sie eingewilligt haben.

Ohne Ihre Einwilligung werden wir personenbezogene Daten nur in folgenden Fällen weitergeben:

Sollte es für die Rechtsverfolgung erforderlich sein, können personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörde sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet werden. Vorliegen müssen uns in diesem Falle allerdings konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten. Wie sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen, wie Finanzbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, Auskunft zu erteilen.

5. Dauer der Speicherung und Löschung der personenbezogenen Daten

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben und / oder der Besetzung anderer (relevanter) offener Stellen bei der Stadt Diepholz.

Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.

6. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Sowohl wir als Stadt Diepholz als auch etwaige einzelne Mitarbeiter, welche in den Bewerbungsprozess involviert sind, sind dazu angewiesen, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen, um persönliche Daten vor Missbrauch, unberechtigter Veröffentlichung und Verlust zu schützen. Diese Maßnahmen genügen mindestens den Anforderungen des Art. 32 DSGVO.

7. Datenübermittlung in ein Drittland

Wir übermitteln grundsätzlich Ihre Bewerberdaten nicht in Drittländer (Länder außerhalb der Europäische Union) oder an eine Internationale Organisation.

8. Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Um Ihre Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

9. Einsatz automatisierter Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

10. Ihre Rechte

Sie können folgende Rechte geltend machen:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO, über die zu Ihrer Person bei uns gespeicherten Daten.

Berichtigung nach Art. 16 DSGVO. Sind bei uns gespeicherte personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie gem. Art. 16 DSGVO das Recht, diese berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.

Löschung nach Art. 17 DSGVO, sofern andere gesetzliche Verpflichtungen nicht entgegenstehen, haben Sie das Recht auf die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten.

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Ist die Verarbeitung mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens erfolgt, haben Sie das Recht, die Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln bzw. durch uns übermitteln zu lassen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Sie könne bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben der Verarbeitung widersprechen, dabei ist jedoch zu berücksichtigen, ob schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, Ihre Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zusätzlich ist zu beachten, dass bestimmte Daten zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.

Sie haben die Möglichkeit gemäß Art. 77 DSGVO, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden oder bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für uns (Stadt Diepholz) zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstr. 5

30159 Hannover

Tel.: 04131 15-0

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Bitte wenden Sie sich per E-Mail an webmaster@stadt-diepholz.de zur Ausübung dieser Rechte.